Halo, Avenewers! Koordinasi lintas fungsi atau cross functional coordination menjadi salah satu topik yang paling sering dibicarakan ketika organisasi besar, khususnya BUMN, berbicara tentang eksekusi proyek strategis. Banyak proyek besar di sektor energi, infrastruktur, dan layanan publik yang sebenarnya memiliki perencanaan matang di atas kertas, namun tersendat justru bukan karena kekurangan sumber daya, melainkan karena unit-unit fungsional di dalamnya sulit bergerak selaras. Fenomena ini bukan hal baru, tetapi tetap menjadi tantangan yang relevan hingga 2025 dan 2026, seiring semakin kompleksnya struktur organisasi BUMN yang menjalankan multiproyek secara simultan.
Artikel ini akan membahas mengapa koordinasi lintas fungsi dalam proyek BUMN menjadi begitu sulit, apa saja akar masalahnya, dan bagaimana organisasi dapat membangun kapabilitas yang lebih matang untuk mengatasinya.
Apa Itu Cross Functional Project Coordination dan Mengapa Penting bagi BUMN
Cross functional project coordination adalah proses menyelaraskan berbagai fungsi organisasi seperti keuangan, operasional, teknik, hukum, dan procurement agar bergerak dalam satu arah untuk mencapai tujuan proyek yang sama. Pentingnya koordinasi ini semakin terasa pada BUMN karena skala proyek yang besar biasanya melibatkan banyak direktorat, anak perusahaan, hingga mitra eksternal sekaligus. Ketika koordinasi berjalan baik, proyek dapat bergerak lebih cepat, risiko dapat dimitigasi lebih dini, dan alokasi sumber daya menjadi lebih efisien. Sebaliknya, ketika koordinasi lemah, proyek strategis sekalipun bisa mengalami keterlambatan yang berdampak pada reputasi dan kepercayaan publik terhadap institusi. Riset dari JPMR (Journal of Project Management Research) turut mengonfirmasi bahwa kegagalan koordinasi lintas fungsi menjadi salah satu penyebab utama project delay di organisasi besar, bukan semata soal teknis pekerjaan itu sendiri.
Baca juga: Mengapa BUMN Kini Mensyaratkan Sertifikasi PMI bagi Tim Proyek
Struktur Organisasi Silo sebagai Akar Masalah Utama
Struktur organisasi silo masih menjadi tantangan klasik yang dihadapi banyak BUMN dalam menjalankan proyek lintas fungsi. Setiap direktorat atau divisi cenderung memiliki key performance indicator (KPI) masing-masing yang tidak selalu selaras dengan tujuan proyek secara keseluruhan. Akibatnya, ketika sebuah proyek membutuhkan kontribusi dari beberapa fungsi sekaligus, masing-masing unit cenderung memprioritaskan agenda internal mereka terlebih dahulu. Struktur seperti ini membuat governance proyek menjadi lemah karena tidak ada otoritas tunggal yang benar-benar memiliki kendali penuh atas jalannya proyek lintas fungsi. Berikut beberapa pola silo yang umum ditemukan pada organisasi berskala besar.
Pola Silo | Dampak terhadap Proyek |
KPI unit tidak selaras dengan tujuan proyek | Prioritas proyek sering kalah dengan agenda internal divisi |
Minimnya shared accountability | Tidak ada pihak yang benar-benar bertanggung jawab atas hasil akhir |
Komunikasi vertikal, bukan horizontal | Informasi lambat sampai ke unit lain yang membutuhkan |
Decision making terpusat berlapis | Keputusan lintas fungsi memakan waktu lama |
Kondisi seperti ini menjadi alasan mengapa banyak BUMN mulai menyadari perlunya transformasi governance framework yang lebih terintegrasi, bukan sekadar menambah jumlah rapat koordinasi.
Kompleksitas Regulasi dan Birokrasi dalam Proyek BUMN
Kompleksitas regulasi menjadi tantangan tambahan yang tidak dihadapi oleh perusahaan swasta pada umumnya. Setiap keputusan strategis dalam proyek BUMN umumnya harus melalui berbagai lapisan persetujuan, mulai dari internal direksi, komisaris, hingga kementerian terkait. Birokrasi semacam ini sering kali memperlambat proses koordinasi lintas fungsi karena setiap unit menunggu kepastian regulasi sebelum bergerak. Selain itu, aspek kepatuhan atau compliance terhadap aturan pengadaan, tata kelola risiko, dan audit turut menambah lapisan kompleksitas yang harus dikelola secara paralel dengan pelaksanaan proyek itu sendiri. Tantangan ini menuntut adanya risk exposure management yang matang, sebuah area yang menjadi fokus utama dari AVERYL Theory™, framework konseptual yang melihat bagaimana risiko justru dapat menjadi pendorong transformasi PMO menuju nilai strategis yang lebih besar.
Minimnya Peran PMO sebagai Jembatan Koordinasi
Salah satu penyebab utama sulitnya koordinasi lintas fungsi adalah ketiadaan atau lemahnya fungsi Project Management Office (PMO) sebagai penghubung antar unit. Di banyak BUMN, PMO masih diposisikan sebagai fungsi administratif yang hanya mengelola dokumentasi dan pelaporan, bukan sebagai strategic enabler yang benar-benar mengintegrasikan risiko, kapabilitas, dan performa lintas fungsi. Padahal, PMO yang matang seharusnya menjadi titik temu antara berbagai direktorat, memastikan setiap fungsi memahami perannya dalam gambaran besar proyek. Pendekatan seperti PMO LOTUS™ hadir untuk menjawab kebutuhan ini, dengan mentransformasi PMO dari sekadar fungsi administratif menjadi pusat koordinasi strategis yang benar-benar mampu menghasilkan nilai nyata bagi organisasi.
Baca juga: Menyusun Project Management Playbook yang Benar-Benar Dipakai Tim di Lapangan
Kesenjangan Kompetensi dalam Mengelola Proyek Multi Stakeholder
Kesenjangan kompetensi juga menjadi faktor yang tidak boleh diabaikan. Mengelola proyek lintas fungsi membutuhkan keterampilan yang berbeda dari mengelola proyek konvensional dalam satu fungsi saja. Seorang project leader dalam konteks BUMN perlu memiliki kemampuan stakeholder engagement, negosiasi lintas divisi, serta pemahaman governance yang kuat, selain keterampilan teknis manajemen proyek itu sendiri. Sayangnya, tidak semua talenta di organisasi memiliki eksposur yang cukup terhadap kompetensi semacam ini. Berikut beberapa kompetensi kunci yang idealnya dimiliki oleh project leader dalam proyek lintas fungsi.
Kemampuan stakeholder management untuk menjembatani kepentingan berbagai divisi.
Pemahaman risk management untuk mengantisipasi hambatan sejak dini.
Kompetensi komunikasi dan negosiasi lintas unit kerja.
Kapasitas decision making yang cepat namun tetap berbasis data.
Kesenjangan semacam ini menjadi salah satu alasan mengapa banyak organisasi mulai berinvestasi pada pengembangan kapabilitas project management yang tersertifikasi, seperti PMP atau PMOCP, untuk memastikan talenta internal memiliki standar kompetensi yang setara dalam mengelola proyek kompleks.
Membangun Model Koordinasi yang Lebih Matang untuk Proyek BUMN
Membangun model koordinasi yang lebih matang membutuhkan pendekatan yang menyeluruh, tidak hanya menambah struktur baru tetapi juga mengubah cara kerja lintas fungsi secara fundamental. Organisasi perlu mendefinisikan ulang peran PMO, memperjelas governance pengambilan keputusan, serta memastikan setiap fungsi memiliki pemahaman yang sama terhadap tujuan proyek. Model evolusi PMO seperti yang digambarkan dalam PMO Growth Path™ menunjukkan bagaimana PMO dapat berkembang dari sekadar pendukung eksekusi menjadi penggerak dampak organisasi, dengan memperluas kapabilitasnya dari delivery excellence hingga strategic alignment. Pendekatan bertahap semacam ini terbukti lebih realistis diterapkan pada organisasi besar dibandingkan perubahan drastis yang sering kali sulit diterima oleh budaya kerja yang sudah mapan.
Avenew sebagai Mitra Transformasi Kapabilitas Koordinasi Proyek
Menghadapi tantangan koordinasi lintas fungsi yang kompleks seperti ini, organisasi membutuhkan lebih dari sekadar pelatihan singkat atau konsultasi jangka pendek. Avenew hadir sebagai project driven organizational capability partner yang memahami bahwa persoalan koordinasi lintas fungsi di BUMN bukan sekadar masalah individu, melainkan masalah sistem dan kapabilitas organisasi secara keseluruhan. Kami tidak hanya melatih orang. Kami meningkatkan cara organisasi mengeksekusi proyek.
Melalui layanan Consulting, Avenew Indonesia membantu perusahaan besar, khususnya BUMN di sektor energi dan infrastruktur, dalam membangun governance framework yang lebih terintegrasi, merancang ulang fungsi PMO, hingga mengembangkan sistem project delivery yang selaras lintas direktorat. Sementara itu, melalui Avenew Academy, organisasi juga dapat mempersiapkan talenta internalnya dengan program sertifikasi seperti PMP, PMOCP, dan RMP, serta pelatihan soft skill seperti stakeholder management dan communication & negotiation yang sangat relevan untuk mengelola proyek multi fungsi.
Dengan dukungan framework eksklusif seperti PMO LOTUS™, AVERYL Theory™, PMO Growth Path™, dan PMO Dual-Track™, serta fondasi riset dari JPMR, Avenew tidak sekadar menawarkan solusi generik, melainkan pendekatan yang lahir dari pemahaman mendalam terhadap realita organisasi berbasis proyek di Indonesia. Kami percaya bahwa koordinasi lintas fungsi yang kuat adalah fondasi dari eksekusi strategi yang berhasil. Jika organisasi Anda sedang menghadapi tantangan serupa, mari eksplorasi bersama bagaimana Avenew dapat menjadi mitra transformasi yang tepat untuk membangun kapabilitas eksekusi proyek yang lebih matang dan berkelanjutan.
